Разделите суммы и основания
Выпишите цену по договору, уже внесённые платежи и новую сумму, которую предлагают оплатить. Для каждого платежа укажите дату, назначение и подтверждение. Не объединяйте в одну строку вознаграждение исполнителя и иные расходы.
Что уточнить письменно
- За какую конкретно услугу или расход требуется доплата.
- Где это предусмотрено в договоре или другом согласованном документе.
- Как рассчитана сумма и что в неё включено.
- Какие подтверждения могут быть предоставлены.
- Что произойдёт с текущей работой, пока вопрос уточняется.
Как сформулировать обращение
Опишите расхождение: «В договоре указано [условие], оплачено [сумма и дата], затем получен запрос на [сумма] с пояснением [текст]. Прошу разъяснить основание и расчёт». Приложите относящиеся к вопросу фрагменты переписки.
Этот порядок помогает собрать факты. Оценка обязанности платить или оснований возврата зависит от документов и обстоятельств; по одному описанию её делать нельзя.